Prowadzenie własnej działalności gospodarczej nierozerwalnie wiąże się z regularnym wypełnianiem różnorodnych dokumentów księgowych i finansowych, stanowiących podstawę do potwierdzenia przeprowadzonej transakcji sprzedaży towaru lub uzyskania od klienta zapłaty. Rodzaj dokumentów stosowanych przez przedsiębiorcę zależy głównie od formy opodatkowania danej firmy, będącej stroną konkretnej transakcji. W handlu detalicznym, gdzie kupujący jest osobą fizyczną niebędącą płatnikiem VAT, ogromną popularnością cieszy się natomiast faktura pro forma.
Co to jest faktura pro forma?
Faktura pro forma wystawiana jest zazwyczaj przed wystawieniem faktury właściwej (głównej). Strony danej transakcji traktują taki dokument jako ofertę konkretnego towaru lub usługi, stąd odbiorca tej faktury nie ma obowiązku zapłaty wskazanej należności, zaś osoba wystawiająca nie może na jej podstawie dochodzić swoich roszczeń czy żądać zapłaty. Faktura pro forma stanowi wprawdzie potwierdzenie przeprowadzonej transakcji, ale nie powoduje powstania obowiązku jej zaksięgowania i opodatkowania. W założeniu ustawodawcy oznacza rodzaj oferty sprzedaży, czyli zaproszenie do przyjęcia oferty i wystawienia właściwej faktury. Nie istnieją przepisy regulującego termin wystawienia faktury pro forma, dlatego sprzedający może ją przesłać swojemu kontrahentowi w dowolnym momencie:
- w trakcie nawiązywania relacji biznesowej wraz z pierwszymi dokumentami biznesowymi, dzięki czemu nabywca ma możliwość zapoznać się z wartością towaru bądź usługi i sposobem ich fakturowania;
- kilka dni przed wystawieniem właściwej faktury jako forma przypomnienia o zbliżającym się terminie dokonania zapłaty;
- po terminie zapłaty, jako forma ponaglenia lub wezwania do zapłaty.
Faktura pro forma nie może być natomiast wypłacona po uiszczeniu przez kontrahenta zaliczki bądź całości zapłaty. W takim przypadku sprzedający ma obowiązek wystawić właściwą fakturę VAT.
Elementy faktury pro forma
Faktura pro forma niewiele różni się od tradycyjnej, „zwykłej” faktury (poza tym, że zwykle posiada tytuł „Faktura pro forma” lub podobny, dlatego powinna zawierać przede wszystkim:
- odpowiedni tytuł;
- numer;
- datę i miejsce wystawienia;
- strony (wystawiającego i odbiorcę) – ich dane i adresy;
- treść lub przedmiot transakcji;
- cenę jednostkową i cenę za całość zarówno netto jak i brutto);
- termin płatności, sprzedaży bądź realizacji usługi;
- wysokość podatku VAT;
- podpisy stron.
Czy faktura pro forma jest dokumentem księgowym?
Faktura pro forma, zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami polskiego prawa, nie jest dokumentem księgowym, stąd też nie stanowi podstawy do dokonania zapłaty czy dowodu zrealizowanej transakcji. Nie dokumentuje żadnego zdarzenia gospodarczego, a jedynie określa szczegółowe informacje dotyczące transakcji oraz ewentualną kwotę przyszłej zapłaty. Faktura pro forma umożliwia kontrahentom, zwłaszcza kupującemu zapoznanie się z proponowaną ceną danego produktu lub usługi. Najczęściej wysyłana jest w celu nawiązania relacji biznesowych z potencjalnym nabywcą towaru lub usług. Nie może być natomiast wysłana po uregulowaniu zadłużenia przez kontrahenta czy uiszczeniu zaliczki. Po otrzymaniu zaliczki, wydaniu towaru czy wykonaniu usługi sprzedający ma obowiązek wystawić właściwą fakturę VAT, która jest dokumentem księgowym i podlega ewidencji do celów księgowych oraz podatkowych.
Faktura pro forma a VAT
Większość przedsiębiorców, decydujących się na wystawienie faktury pro forma, zadaje sobie zasadnicze pytanie: „czy faktura proforma zobowiązuje do zapłaty?”. Zgodnie z aktualnie obowiązującą „ustawą o VAT” wystawienie faktury pro forma nie powoduje jakichkolwiek skutków w zakresie podatku VAT. W praktyce oznacza, że nie generuje obowiązku podatkowego, tzn. obowiązku zapłaty podatku określonego w takim dokumencie, a także nie stanowi dla kontrahenta odstawy do odliczenia podatku VAT z tytułu zakupu wykazanego w takim dokumencie. Wystawienie faktury pro forma jednocześnie nie zwalnia podatnika z obowiązku wystawienia faktury, która udokumentuje dokonanie dostawy towaru, wykonanie usługi czy otrzymanie całości lub części należności przed dostawą bądź wykonaniem usługi.
Faktura zaliczkowa a faktura pro forma
Jedną z form udokumentowania sprzedaży lub świadczenia usług przed wykonaniem konkretnej czynności jest faktura zaliczkowa, która różni się od faktury pro forma przede wszystkim koniecznością księgowania. Od 1 stycznia 2014 roku przedsiębiorca ma obowiązek wystawić fakturę zaliczkową nie później niż piętnastego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymał całość bądź część zapłaty od nabywcy towaru lub usługi. Dodatkowo fakturę zaliczkowo wystawia się zawsze, jeżeli nabywca dokonał przedpłaty przed dostawą towaru bądź usługi.
